Als werkgever krijg je maar één kans om een medewerker rechtsgeldig te ontslaan. Een ontslagbrief met de verkeerde formulering, een vergeten bedenktermijn of een foutieve opzegtermijn kan de hele opzegging ongeldig maken. Dan blijf je loon verschuldigd, soms maanden lang, en loop je het risico dat een werknemer alsnog naar de kantonrechter stapt. In dit artikel lees je hoe je een ontslagbrief opstelt die juridisch standhoudt, welke bedragen en termijnen gelden in 2026, en welke fouten je koste wat het kost moet vermijden.

Wanneer mag je als werkgever ontslaan?

Je mag een arbeidsovereenkomst alleen opzeggen als daarvoor een redelijke grond bestaat (art. 7:669 BW). De wet kent acht ontslaggronden, a tot en met h, waaronder bedrijfseconomische redenen, langdurige arbeidsongeschiktheid van twee jaar of langer, frequent ziekteverzuim, disfunctioneren, verwijtbaar handelen en een verstoorde arbeidsverhouding. Daarnaast moet je aantonen dat herplaatsing binnen jouw organisatie, eventueel met scholing, niet mogelijk is of niet in de rede ligt.

Zonder schriftelijke instemming van je werknemer heb je toestemming nodig van het UWV (bij bedrijfseconomisch ontslag of langdurige ziekte) of een ontbinding via de kantonrechter (bij de overige gronden, zoals disfunctioneren of een verstoorde arbeidsverhouding). Stemt je werknemer wél schriftelijk in met de opzegging, dan kun je de arbeidsovereenkomst zelf beëindigen met een ontslagbrief (art. 7:671 BW). Dat scheelt tijd en proceskosten, maar de brief moet dan wel aan alle vormvereisten voldoen.

De verplichte onderdelen van je ontslagbrief

Een rechtsgeldige ontslagbrief bevat minimaal de volgende onderdelen:

  • Een ondubbelzinnige opzegging, zonder voorwaardelijke taal, maar met een directe mededeling dat de arbeidsovereenkomst eindigt.
  • De juiste einddatum, berekend met de wettelijke opzegtermijn: 1 maand bij minder dan 5 dienstjaren, oplopend tot 4 maanden bij 15 jaar of langer (art. 7:672 BW). Tenzij de arbeidsovereenkomst of cao anders bepaalt, loopt de opzegtermijn tot het einde van de kalendermaand.
  • Een verwijzing naar de bedenktermijn van 14 dagen waarbinnen je werknemer zonder opgaaf van redenen op zijn instemming kan terugkomen (art. 7:671 lid 2 BW). Vergeet je dit, dan loopt de termijn automatisch op naar 3 weken.
  • De hoogte en betaaltermijn van de transitievergoeding.
  • De opbouw van de eindafrekening: laatste salaris, vakantiegeld, openstaande vakantiedagen en eventuele bonussen.
  • Een aanbod voor een getuigschrift, zeker als je de arbeidsrelatie in goede verstandhouding beëindigt. Dit is niet wettelijk verplicht, maar voorkomt discussie achteraf en houdt de relatie met je oud-medewerker professioneel.

Transitievergoeding: dit betaal je in 2026

Vanaf de eerste werkdag bouwt elke werknemer transitievergoeding op: 1/3 maandsalaris per gewerkt dienstjaar (art. 7:673 BW). Er geldt geen minimale diensttijd meer en ook geen aparte, hogere opbouw meer voor lange dienstverbanden. In 2026 geldt een maximum van € 102.000 bruto, of het jaarsalaris als dat hoger ligt. Een rekenvoorbeeld: een werknemer met een bruto maandsalaris van € 3.200 en 7 dienstjaren bouwt € 7.466,67 bruto op. Bij 21 dienstjaren en hetzelfde salaris loopt dit op tot € 22.400 bruto. Je moet de transitievergoeding binnen één maand na het einde van het dienstverband uitbetalen; te laat betalen kost je wettelijke rente en je werknemer heeft nog drie maanden na de einddatum om de vergoeding alsnog te claimen.

De eindafrekening: wat reken je precies af?

Naast de transitievergoeding bestaat de eindafrekening uit het laatste (deel)salaris tot de einddatum, opgebouwd vakantiegeld (doorgaans 8% van het bruto jaarsalaris), uitbetaling van niet-opgenomen vakantiedagen, en eventuele bonussen, een dertiende maand of onkostenvergoedingen conform de arbeidsovereenkomst of cao. Zet deze onderdelen overzichtelijk in de ontslagbrief of in een aparte bijlage, zodat je werknemer precies weet waar hij op de laatste loonstrook aan toe is.

Veelgemaakte fouten

Voorwaardelijke taal gebruiken

Een zin als "wij overwegen het dienstverband te beëindigen" is geen geldige opzegging. De rechter kan de opzegging vernietigen, met loondoorbetaling tot gevolg, soms voor de volledige duur van het geschil. Formuleer altijd direct: "Hierbij zeggen wij de arbeidsovereenkomst op met inachtneming van de opzegtermijn."

De bedenktermijn vergeten

Wijs je werknemer niet binnen twee werkdagen schriftelijk op de bedenktermijn, dan loopt die op van 14 dagen naar 3 weken. Dat vertraagt de definitieve einddatum, compliceert je personeelsplanning en kan de eindafrekening onnodig lang laten hangen.

De verkeerde opzegtermijn hanteren

Tel dienstjaren zorgvuldig, inclusief eerdere contracten bij jouw organisatie die meetellen voor de ketenbepaling. Een te korte opzegtermijn maakt je schadeplichtig voor het verschil in loon (art. 7:677 lid 4 BW), plus mogelijke bijkomende schade.

Transitievergoeding vergeten of te laat betalen

Er geldt geen minimale diensttijd meer: iedere werknemer bouwt vanaf dag één transitievergoeding op. Betaal je te laat, dan ben je wettelijke rente verschuldigd en heeft je werknemer nog drie maanden de tijd om de vergoeding alsnog te claimen.

Ontslag op staande voet aankondigen zonder onderbouwing

Ontslag op staande voet vereist een dringende reden die je direct en schriftelijk moet vastleggen (art. 7:677 en 7:678 BW). Zonder onderbouwing is het ontslag vernietigbaar en loopt je loondoorbetalingsverplichting gewoon door, met alle financiële gevolgen van dien.

Wat Pascal-AI voor jou kan betekenen

Een ontslagbrief opstellen die juridisch standhoudt, vraagt precisie op meerdere fronten tegelijk: de juiste ontslaggrond, de correcte opzegtermijn, de bedenktermijn en een sluitende eindafrekening. Pascal-AI helpt je hierbij:

  • Beantwoordt direct je vragen over opzegtermijnen, ontslaggronden en de transitievergoeding, op basis van de actuele wetgeving en jouw cao.
  • Genereert een conceptontslagbrief met alle verplichte onderdelen, die je vervolgens op maat maakt voor jouw situatie.
  • Controleert bestaande brieven en overeenkomsten op risicovolle formuleringen voordat je ze verstuurt.
  • Berekent de transitievergoeding en de overige onderdelen van de eindafrekening voor jouw specifieke geval, inclusief vakantiegeld en openstaande vakantiedagen.