Veel werkgevers denken dat de wet loontransparantie pas bij 100 werknemers gaat spelen. Dat klopt alleen voor de loonrapportage; de meeste plichten gelden voor elke werkgever. En wie tussen de 150 en 249 werknemers heeft, moet zijn eerste loonrapportage al in 2028 indienen, niet in 2031. In dit artikel lees je per omvang welke plichten van de wet loontransparantie voor jou gelden, hoe je het aantal werknemers telt en welke fouten werkgevers daarbij maken.
Let op: de Wet implementatie Richtlijn loontransparantie mannen en vrouwen (Kamerstuk 36949) is nog een wetsvoorstel. De beoogde ingangsdatum is 1 januari 2027, maar die is niet zeker: de Tweede Kamer heeft de plenaire behandeling gepland op 7 december 2026 en 11 januari 2027, en daarna volgt de Eerste Kamer. Lees meer over de stand van zaken in wanneer de wet loontransparantie ingaat.
Loontransparantie voor wie? Alle werkgevers, ongeacht het aantal werknemers
De wet loontransparantie wijzigt vooral de Wet gelijke behandeling van mannen en vrouwen (Wgbmv). De transparantieverplichtingen gelden voor elke werkgever, ongeacht de grootte. Ook kleine bedrijven moeten vanaf de ingangsdatum:
- een functiewaarderingssysteem hebben dat gelijk loon voor gelijke of gelijkwaardige arbeid waarborgt, met objectieve en genderneutrale criteria en in elk geval vier factoren: vaardigheden, inspanningen, verantwoordelijkheden en arbeidsomstandigheden;
- het loon of de loonbandbreedte vooraf delen met sollicitanten, uit eigen beweging en vóór de loononderhandeling, bijvoorbeeld in de vacature;
- niet vragen naar het huidige of eerdere salaris van een sollicitant, ook niet bij interne sollicitaties of herplaatsing;
- de criteria voor loon en loonniveaus gemakkelijk toegankelijk maken voor werknemers;
- verzoeken om looninformatie beantwoorden: elke werknemer mag schriftelijk zijn eigen loonniveau opvragen en het gemiddelde loon van mannen en vrouwen in dezelfde of een gelijkwaardige functiecategorie. Je antwoordt binnen een redelijke termijn, uiterlijk binnen twee maanden, en wijst werknemers jaarlijks actief op dit recht;
- een ongerechtvaardigd loonverschil verhelpen door het lagere loon te verhogen (levelling up), niet door het hogere loon te verlagen.
Een beding dat werknemers verbiedt over hun loon te praten met het oog op gelijke beloning, is bij elke werkgever nietig.
Loontransparantie bij kleine bedrijven: wat geldt onder de 50 werknemers?
Onder de 50 werknemers vervalt maar één plicht: je hoeft werknemers geen inzage te geven in de criteria voor loonontwikkeling, zoals periodieken en promotie. De criteria zelf moeten wel objectief en genderneutraal zijn. Het informatierecht van werknemers blijft volledig gelden.
Heb je nog geen cao, loongebouw of functiehuis? Begin dan met functiebeschrijvingen en een indeling in categorieën van gelijkwaardige arbeid. Gangbare methoden zoals ORBA, FWG en CATS voldoen in beginsel, mits je ze objectief en genderneutraal toepast. Meer daarover lees je in inschaling en functiewaardering.
Vanaf 50 werknemers: inzage in de criteria voor loonontwikkeling
Vanaf 50 werknemers moet je naast de criteria voor loon ook de criteria voor loonontwikkeling gemakkelijk toegankelijk maken. Een werknemer moet kunnen nagaan waarom hij wel of geen periodiek krijgt; een beoordelingssysteem dat alleen in het hoofd van de leidinggevende bestaat, voldoet niet.
Vanaf 100 werknemers: de loonrapportage
De loonrapportage geldt pas vanaf 100 werknemers. De frequentie en de eerste deadline hangen af van je omvang:
- 100 tot 149 werknemers: eens per drie jaar, eerste rapportage uiterlijk 7 juni 2031 over kalenderjaar 2030;
- 150 tot 249 werknemers: eens per drie jaar, maar de eerste rapportage al uiterlijk 7 juni 2028 over kalenderjaar 2027;
- 250 werknemers of meer: jaarlijks, eerste rapportage uiterlijk 7 juni 2028 over kalenderjaar 2027.
De valkuil: alleen werkgevers met 100 tot 149 werknemers krijgen echt uitstel tot 2031. Een werkgever met 230 werknemers rapporteert over 2027 en moet vanaf 1 januari 2027 de loondata per werknemer vastleggen. Schuift de ingangsdatum van de wet op, dan kan ook het eerste verslagjaar opschuiven; daarover heeft het kabinet nog geen duidelijkheid gegeven.
Blijkt uit de rapportage een verschil van 5% of meer binnen een categorie dat je niet objectief kunt rechtvaardigen en niet binnen zes maanden herstelt, dan moet je samen met de ondernemingsraad een loonevaluatie uitvoeren. Die 5% is geen veilige marge: ook een kleiner ongerechtvaardigd verschil is verboden loononderscheid.
Hoe tel je het aantal werknemers voor de wet loontransparantie?
Het wetsvoorstel telt werknemers in arbeidsjaareenheden (fte) over het voorgaande kalenderjaar, en in beginsel per rechtspersoon. Twee gevolgen:
- Parttimers tellen naar rato. Een organisatie met 170 medewerkers die gemiddeld 0,8 fte werken, komt uit op 136 fte en valt daarmee in de groep 100 tot 149: eerste rapportage pas in 2031, niet in 2028.
- Een concern rapporteert in beginsel niet als geheel. Elke rechtspersoon telt apart, tenzij het moederbedrijf het beloningsbeleid van de dochters volledig centraal bepaalt. Drie bv's van elk 80 fte met een eigen beloningsbeleid hoeven geen loonrapportage op te stellen, maar wel aan alle transparantieplichten te voldoen.
Wat kost het als je de verkeerde omvang aanhoudt?
De Arbeidsinspectie kan onder meer een bestuurlijke boete opleggen tot de derde categorie: € 11.000 per 1 januari 2026, verdubbeld tot € 22.000 bij herhaling binnen vijf jaar. Zwaarder weegt de civiele kant: schend je een transparantieplicht, dan verschuift in een loonclaim de bewijslast volledig naar jou.
Rekenvoorbeeld. Twee medewerksters verdienen zonder onderbouwing € 300 bruto per maand minder dan hun mannelijke collega's in dezelfde categorie. Levelling up kost 2 × € 300 × 12 = € 7.200 bruto per jaar, exclusief vakantietoeslag en werkgeverslasten. Omdat een loonvordering pas na vijf jaar verjaart (art. 3:308 BW), kan de nabetaling oplopen tot 2 × € 300 × 60 = € 36.000.
Veelgemaakte fouten
Denken dat de wet onder 100 werknemers niet voor jou geldt
Alleen de loonrapportage begint bij 100 werknemers. Functiewaardering, de loonbandbreedte in de vacature en het informatierecht gelden ook bij tien werknemers. Begin nu met functiebeschrijvingen en een indeling in categorieën.
Rekenen op uitstel tot 2031 bij 150 tot 249 werknemers
Die groep rapporteert even vroeg als de grootste werkgevers: uiterlijk 7 juni 2028 over 2027. Leg per werknemer functiecategorie, uren, geslacht en alle looncomponenten vast.
Koppen tellen in plaats van fte
Wie medewerkers op de loonlijst telt of een momentopname op 31 december neemt, belandt al snel in de verkeerde groep. Bereken de fte over het hele voorgaande kalenderjaar, per rechtspersoon, en tel in- en uitdiensttreders naar rato mee.
Alleen het basissalaris meenemen
Loon omvat ook vakantietoeslag, bonussen, toeslagen, overwerkvergoeding en privégebruik van een leaseauto. Blijfbonussen en aandelenopties tellen niet mee. Wie alleen schalen vergelijkt, mist verschillen in variabele beloning.
De ondernemingsraad buiten beeld laten
De OR krijgt instemmingsrecht op het beloningssysteem en de indeling in functiecategorieën (art. 27 lid 1 sub c WOR), tenzij dit al in de cao is geregeld. Zonder instemming kan de OR de nietigheid van het besluit inroepen. Check eerst wat je cao al regelt.
Wat Pascal-AI voor jou kan betekenen
Welke plichten van de wet loontransparantie voor jouw organisatie gelden, hangt af van je omvang, je structuur en je cao. Pascal-AI helpt je dat snel uit te zoeken:
- direct antwoord op de vraag welke verplichtingen bij jouw aantal werknemers horen, met de bronnen erbij;
- een conceptantwoord op een verzoek om looninformatie, binnen de termijn van twee maanden;
- ondersteuning bij het onderbouwen van loonverschillen met objectieve, genderneutrale criteria.
Meer wijzigingen vind je in ons overzicht van de wetswijzigingen in het arbeidsrecht in 2026.