Als een werknemer langdurig ziek wordt, ben je als werkgever verplicht om actief te werken aan re-integratie. Daarbij maken we onderscheid tussen het eerste spoor (terugkeer in je eigen organisatie) en het tweede spoor (terugkeer bij een andere werkgever). De Wet verbetering poortwachter stelt strakke eisen aan dit traject. Doe je het niet goed, dan riskeer je een loonsanctie van maximaal 52 weken. In dit artikel lees je wat je verplichtingen zijn, hoe het re-integratieproces verloopt, welke kosten erbij komen kijken en welke fouten je moet voorkomen.
Wat is re-integratie en waarom is het belangrijk?
Re-integratie is het proces waarbij je als werkgever samen met de werknemer werkt aan terugkeer in passend werk tijdens of na ziekte. Het doel is om langdurig ziekteverzuim te beperken en te voorkomen dat werknemers onnodig in de WIA terechtkomen.
De Wet verbetering poortwachter (WVP) legt de basis voor de re-integratieverplichtingen. Artikel 7:658a BW verplicht jou als werkgever om passende arbeid aan te bieden en re-integratie te bevorderen. Daarnaast ben je op grond van artikel 7:629 BW verplicht gedurende 104 weken het loon door te betalen, tenzij de werknemer niet meewerkt aan re-integratie.
Het re-integratietraject kent twee sporen:
- Eerste spoor: terugkeer in eigen werk, aangepast eigen werk of ander passend werk binnen je eigen organisatie
- Tweede spoor: terugkeer in passend werk bij een andere werkgever, als re-integratie binnen je organisatie niet mogelijk blijkt
De processtappen: van ziekmelding tot re-integratieverslag
Het re-integratietraject kent strikte termijnen. Hieronder vind je de belangrijkste stappen die je moet doorlopen:
1. Probleemanalyse (binnen 6 weken)
Binnen zes weken na de eerste ziektedag stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Hierin staat wat de beperkingen van de werknemer zijn, wat de verwachte herstelduur is en welke mogelijkheden er zijn om (gedeeltelijk) aan het werk te gaan.
2. Plan van aanpak (binnen 8 weken)
Uiterlijk binnen acht weken na de eerste ziektedag stel je samen met de werknemer een plan van aanpak op, in overleg met de bedrijfsarts. Dit plan bevat concrete doelen, activiteiten, verantwoordelijkheden en evaluatiemomenten.
3. Eerste spoor
In het eerste jaar ligt de focus op terugkeer binnen je eigen organisatie. Dit kan zijn in de eigen functie, aangepast werk in de eigen functie, of ander passend werk binnen je bedrijf. Het plan van aanpak wordt regelmatig geëvalueerd en waar nodig bijgesteld.
4. Eerstejaarsevaluatie (na 52 weken)
Na één jaar ziekte evalueer je samen met de werknemer de voortgang. Dit is het moment om te beoordelen of re-integratie binnen je organisatie nog realistisch is.
5. Tweede spoor (start uiterlijk 6 weken na eerstejaarsevaluatie)
Indien terugkeer binnen je organisatie niet mogelijk is, moet je uiterlijk zes weken na de eerstejaarsevaluatie een tweede spoortraject starten. Dit richt zich op passend werk bij een andere werkgever. Je schakelt vaak een re-integratiebureau in om de werknemer te begeleiden bij het zoeken naar een nieuwe baan.
6. Re-integratieverslag (uiterlijk week 93)
Uiterlijk in de 93e ziekteweek stel je een re-integratieverslag op en dien je dit in bij het UWV. Dit verslag bevat alle documenten uit het traject: probleemanalyse, plan van aanpak, evaluaties en bijstellingen.
Kosten en financiële afwegingen
Re-integratie brengt verschillende kosten met zich mee:
- Loondoorbetaling: gedurende 104 weken ben je verplicht het loon door te betalen (tenzij de werknemer niet meewerkt aan re-integratie)
- Re-integratiekosten: kosten voor begeleiding door een casemanager, bedrijfsarts, arbeidsdeskundige en eventuele re-integratiebedrijven komen voor jouw rekening
- Second opinion: als een werknemer een second opinion aanvraagt zonder jouw toestemming, komen de kosten voor rekening van de werknemer
- MKB-verzuim-ontzorgverzekering: voor kleine werkgevers biedt deze verzekering ondersteuning bij langdurig ziekteverzuim, inclusief kosten voor een casemanager
Let op: Bij onvoldoende re-integratie-inspanningen kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dit betekent dat je maximaal 52 weken langer loon moet doorbetalen, bovenop de verplichte 104 weken. Dit is een van de duurste fouten die je als werkgever kunt maken.
Veelgemaakte fouten bij re-integratie
Deze fouten leiden regelmatig tot een loonsanctie:
1. Te laat starten met tweede spoor
Veel werkgevers wachten te lang met het starten van tweede spoor. Als bij de eerstejaarsevaluatie al duidelijk is dat terugkeer binnen je organisatie niet haalbaar is, moet je binnen zes weken tweede spoor starten. Wacht niet langer dan nodig.
2. Geen of gebrekkig plan van aanpak
Het plan van aanpak moet concreet zijn en regelmatig worden geëvalueerd. Een algemeen of verouderd plan wordt door het UWV gezien als onvoldoende inspanning.
3. Onvoldoende overleg met werknemer en bedrijfsarts
Re-integratie is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Documenteer alle overlegmomenten en betrek de werknemer actief bij elke stap.
4. Wettelijke termijnen overschrijden
De deadlines voor probleemanalyse, plan van aanpak, evaluaties en re-integratieverslag zijn dwingend. Mis je een termijn, dan heb je een probleem bij de RIV-toets van het UWV.
5. Blind varen op adviezen bedrijfsarts
Je blijft als werkgever verantwoordelijk voor de re-integratie, ook als de bedrijfsarts onjuiste adviezen geeft. Twijfel je aan een advies? Vraag dan een deskundigenoordeel aan bij het UWV.
Recente jurisprudentie en ontwikkelingen
Vakantiedagen na 104 weken arbeidsongeschiktheid
Rechters hebben bepaald dat werknemers ook na twee jaar ziekte vakantiedagen blijven opbouwen, ondanks het ontbreken van loonbetaling. Dit heeft gevolgen voor de afwikkeling van het dienstverband na afloop van de loondoorbetalingsverplichting.
Nieuw bedongen arbeid
Passende arbeid kan de nieuw bedongen arbeid worden, wat leidt tot een nieuwe loondoorbetalingsverplichting en opzegverbod. Dit hangt af van expliciete afspraken of gerechtvaardigd vertrouwen van de werknemer. Wees daarom voorzichtig met het vormgeven van re-integratie binnen je organisatie.
Grotere rol voor casemanagers
De rol van casemanagers is de laatste jaren belangrijker geworden, met duidelijke richtlijnen voor hun taakvervulling en samenwerking met andere partijen. Voor kleine werkgevers biedt de MKB-verzuim-ontzorgverzekering ondersteuning bij re-integratie en verzuimmanagement.
Wat Pascal-AI voor jou kan betekenen
Het re-integratietraject vraagt om strakke planning, goede dossiervorming en tijdige acties. Pascal-AI kent alle wettelijke kaders en processtappen uit de Wet verbetering poortwachter en de WIA. Je kunt op elk moment sparren met Pascal-AI over de juiste aanpak van re-integratie.
Pascal-AI helpt je onder andere bij:
- Het opstellen van een plan van aanpak en evaluatieverslagen
- Het beoordelen of en wanneer tweede spoor nodig is
- Het voorbereiden van het re-integratieverslag voor de WIA-aanvraag
- Het opstellen van brieven aan de werknemer over re-integratieverplichtingen
- Het signaleren van termijnen en kritieke momenten in het traject
Zo voorkom je dat je onbedoeld steken laat vallen in een traject waar de financiële risico’s groot zijn.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen eerste en tweede spoor?
Eerste spoor richt zich op terugkeer in werk binnen je eigen organisatie. Dit kan de eigen functie zijn, aangepast werk in de eigen functie, of ander passend werk binnen je bedrijf. Tweede spoor start als eerste spoor niet lukt en richt zich op passend werk bij een andere werkgever.
Wanneer moet ik tweede spoor starten?
Je moet tweede spoor uiterlijk zes weken na de eerstejaarsevaluatie starten, als duidelijk is dat terugkeer binnen je organisatie niet mogelijk is. Maar let op: als al eerder blijkt dat eerste spoor geen perspectief biedt, moet je ook eerder starten met tweede spoor. Te laat starten is een veelgemaakte fout die leidt tot een loonsanctie.
Wat gebeurt er als ik de termijnen mis?
Het UWV beoordeelt bij de WIA-aanvraag of je voldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd. Als je termijnen hebt gemist of onvoldoende hebt gedocumenteerd, kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dit betekent dat je maximaal 52 weken langer loon moet doorbetalen, bovenop de verplichte 104 weken.
Wat als de werknemer niet meewerkt aan re-integratie?
Als de werknemer niet meewerkt, heb je twee instrumenten: loonopschorting (bij niet naleven van controlevoorschriften) en loonstop (bij actief belemmeren van re-integratie). Je moet de werknemer altijd schriftelijk en onverwijld informeren welke maatregel je neemt en waarom. Documenteer alle stappen zorgvuldig.