Als een werknemer zich ziek meldt, ben je als werkgever verplicht het loon door te betalen. Maar wat als die werknemer niet meewerkt aan controlevoorschriften of de re-integratie saboteert? Dan heb je twee wettelijke instrumenten: loonopschorting en loonstop. Het klinkt vergelijkbaar, maar het verschil is groot — en de verkeerde keuze kan je als werkgever duur komen te staan.
In dit artikel lees je wat loonopschorting en loonstop precies inhouden, wanneer je welke maatregel inzet, welke stappen je moet doorlopen en hoe je de brief opstelt.
Wat is loonopschorting?
Loonopschorting is een drukmiddel waarmee je als werkgever de loonbetaling tijdelijk uitstelt. De wettelijke grondslag staat in artikel 7:629 lid 6 BW. Je schort het loon op wanneer je niet kunt vaststellen of een werknemer recht heeft op loondoorbetaling bij ziekte, doordat de werknemer zich niet houdt aan de controlevoorschriften.
Het cruciale kenmerk van loonopschorting: zodra de werknemer alsnog meewerkt, betaal je het loon met terugwerkende kracht uit over de volledige periode van opschorting. Het is dus niet bedoeld als straf, maar een prikkel om mee te werken.
Wanneer mag je loonopschorting toepassen?
Je past loonopschorting toe als de werknemer zich niet houdt aan redelijke controlevoorschriften. Denk aan situaties waarin de werknemer:
- Niet verschijnt op het spreekuur van de bedrijfsarts
- Niet bereikbaar is op het opgegeven adres tijdens ziekte
- Geen gehoor geeft aan oproepen van de arbodienst
- De voorschriften uit het verzuimprotocol niet naleeft
Het gaat bij loonopschorting altijd om het niet kunnen controleren of de werknemer daadwerkelijk ziek is. Je hebt simpelweg onvoldoende informatie om te beoordelen of er recht op loon bestaat.
Wat is een loonstop?
Een loonstop (ook wel loonsanctie of loonuitsluiting genoemd) betekent dat je als werkgever het recht op loon volledig stopzet. De wettelijke grondslag staat in artikel 7:629 lid 3 BW. Anders dan bij loonopschorting hoef je bij een loonstop niet na te betalen als de werknemer later alsnog meewerkt. Het loon over de periode van stopzetting is definitief vervallen.
Wanneer mag je loonopschorting toepassen?
Een loonstop zet je in wanneer de werknemer actief zijn re-integratie belemmert. De wet noemt de volgende gronden:
- De ziekte is opzettelijk veroorzaakt door de werknemer.
- De werknemer belemmert of vertraagt zijn genezing.
- De werknemer weigert zonder deugdelijke grond passende arbeid te verrichten die door de werkgever of een deskundige (bedrijfsarts, arbeidsdeskundige) is aangeboden.
- De werknemer weigert zonder deugdelijke grond mee te werken aan redelijke voorschriften of maatregelen gericht op re-integratie.
- De werknemer werkt niet mee aan het opstellen, evalueren of bijstellen van het plan van aanpak (Wet verbetering poortwachter).
- De werknemer dient zonder deugdelijke grond te laat een aanvraag in voor een WIA-uitkering.
In de praktijk gaat het vaak om herkenbare situaties. Denk aan een werknemer die weigert om halve dagen aangepast administratief werk te doen terwijl de bedrijfsarts dit als passend beoordeelt. Of een werknemer die op vakantie gaat naar het buitenland terwijl de bedrijfsarts heeft geadviseerd dat dit het herstel belemmert. Of een werknemer die herhaaldelijk niet reageert op uitnodigingen voor een evaluatiegesprek over het plan van aanpak. Bij een loonstop gaat het niet om het niet kunnen controleren, maar om het actief tegenwerken van het herstel- of re-integratieproces.
Het verschil tussen loonopschorting en loonstop
Het verschil draait om twee kernvragen: waarom zet je de maatregel in, en wat gebeurt er als de werknemer alsnog meewerkt?
Loonopschorting pas je toe als je niet kunt controleren of de werknemer ziek is (controlevoorschriften). Het loon wordt uitgesteld, niet afgepakt. Zodra de werknemer meewerkt, betaal je alles alsnog uit.
Loonstop pas je toe als de werknemer zijn re-integratieverplichtingen niet nakomt. Het loon over de stopperiode vervalt definitief. Er is geen nabetaling, ook niet als de werknemer later alsnog meewerkt.
Dit onderscheid is juridisch essentieel en begint al bij de waarschuwing. Als je de werknemer waarschuwt voor een loonstop terwijl het juridisch om een loonopschorting gaat, zit je al op het verkeerde spoor. De waarschuwingsbrief moet aansluiten op de juiste maatregel en de juiste wettelijke grondslag benoemen. Pas je vervolgens per ongeluk een loonstop toe terwijl het een loonopschorting had moeten zijn, dan kan de rechter oordelen dat de maatregel onterecht was. Het gevolg: je moet het loon alsnog volledig doorbetalen, inclusief de wettelijke verhoging (tot 50%) en rente.
Stappenplan: loonopschorting of loonstop toepassen
Voordat je een loonmaatregel mag toepassen, moet je een zorgvuldig proces doorlopen. Sla je stappen over, dan loop je het risico dat een rechter de maatregel vernietigt.
1. Constateer de overtreding
Stel vast welke verplichting de werknemer niet nakomt. Is het een controlevoorschrift (niet verschijnen bij de bedrijfsarts, niet bereikbaar zijn)? Dan gaat het om loonopschorting. Is het een re-integratieverplichting (passend werk weigeren, niet meewerken aan het plan van aanpak)? Dan gaat het om een loonstop. Leg de feiten vast in het dossier.
2. Waarschuw de werknemer
Waarschuw de werknemer dat je een loonmaatregel overweegt als het gedrag niet verandert. Maak op dit moment al de keuze: gaat het om loonopschorting of om een loonstop? Benoem in de waarschuwing welke maatregel je overweegt en op welke wettelijke grondslag, zodat de werknemer precies weet wat de consequenties zijn. Doe dit bij voorkeur zowel mondeling als schriftelijk en geef de werknemer een redelijke termijn om alsnog te voldoen. Leg de waarschuwing vast in het personeelsdossier.
3. Informeer de werknemer schriftelijk en onverwijld
Als de werknemer na de waarschuwing nog steeds niet meewerkt, moet je de loonmaatregel schriftelijk en onverwijld aankondigen. Dit is een wettelijke eis (artikel 7:629 lid 7 BW). Onverwijld betekent: zo snel mogelijk nadat je hebt vastgesteld dat de werknemer in overtreding is. Wacht je te lang, dan verlies je het recht om de maatregel toe te passen.
4. Pas de maatregel toe
Voer de loonopschorting of loonstop door in de salarisadministratie. Houd het dossier bij en noteer wanneer de maatregel ingaat. Leg ook vast op basis van welk wetsartikel je de maatregel toepast.
5. Evalueer en herstel
Zodra de werknemer alsnog voldoet aan zijn verplichtingen, moet je bij loonopschorting het loon met terugwerkende kracht nabetalen. Bij een loonstop hervat je de loonbetaling vanaf het moment dat de werknemer weer meewerkt — zonder nabetaling over de stopperiode.
Hoe stel je de brief op voor loonopschorting of loonstop?
De brief waarmee je de loonmaatregel aankondigt, is een van de belangrijkste documenten in het hele proces. Zonder goede brief riskeer je dat de maatregel geen stand houdt. De brief moet in ieder geval de volgende elementen bevatten:
- De naam en functie van de werknemer
- Een duidelijke omschrijving van het gedrag of de overtreding
- De wettelijke grondslag (artikel 7:629 lid 6 BW bij loonopschorting of lid 3 BW bij loonstop)
- Welke maatregel je toepast: loonopschorting óf loonstop
- De ingangsdatum van de maatregel
- Wat de werknemer moet doen om de maatregel op te heffen
- De consequenties als het gedrag voortduurt
Gebruik het woord opschorting of stopzetting expliciet in de brief. Als je het verkeerde woord gebruikt, kan een rechter oordelen dat je de verkeerde maatregel hebt toegepast ongeacht je bedoeling.
Gevolgen voor arbeidsvoorwaarden
Bij loonopschorting behoudt de werknemer uiteindelijk zijn recht op loon, mits hij alsnog aan de verplichtingen voldoet. De arbeidsovereenkomst blijft ongewijzigd en alle afspraken over bijvoorbeeld vakantiedagen en pensioenopbouw lopen gewoon door.
Bij een loonstop verliest de werknemer definitief het recht op loon voor de betreffende periode. Dit kan gevolgen hebben voor vakantiegeld en andere emolumenten die over het loon worden berekend. De arbeidsovereenkomst blijft ook bij een loonstop in stand — het is geen vorm van ontslag.
Werkgevers moeten zorgvuldig omgaan met beide maatregelen om arbeidsconflicten te voorkomen. Een onzorgvuldige aanpak kan leiden tot een verstoorde arbeidsrelatie en uiteindelijk tot een vaststellingsovereenkomst of een procedure bij de kantonrechter.
Risico’s als je de verkeerde maatregelen kiest
Het kiezen van de verkeerde maatregel is een van de meest gemaakte fouten bij loon inhouden bij ziekte. De gevolgen kunnen aanzienlijk zijn:
- Loonstop in plaats van loonopschorting: de rechter kan oordelen dat je het loon ten onrechte hebt stopgezet. Je moet dan het volledige loon nabetalen, vermeerderd met de wettelijke verhoging van maximaal 50% (artikel 7:625 BW) en de wettelijke rente.
- Loonopschorting in plaats van loonstop: je verliest het recht om het loon definitief in te houden. Zodra de werknemer alsnog meewerkt, moet je alles nabetalen — terwijl je bij een correcte loonstop dat loon niet had hoeven betalen.
- Geen schriftelijke aankondiging: als je de werknemer niet onverwijld en schriftelijk hebt geïnformeerd, is de maatregel ongeldig. De werknemer behoudt dan volledig recht op loon.
- Onvoldoende dossier: zonder goede dossieropbouw kun je bij de rechter niet bewijzen dat de werknemer zijn verplichtingen niet nakwam.
- Niet tijdig inschakelen van de bedrijfsarts: als onduidelijk is of de werknemer arbeidsongeschikt is, ontbreekt de basis voor zowel loonopschorting als loonstop. Zorg dat de bedrijfsarts altijd tijdig betrokken is.
Het deskundigenoordeel: jouw vangnet bij geschillen
Als je twijfelt of de werknemer terecht weigert of dat jouw maatregel juridisch houdbaar is, kun je bij het UWV een deskundigenoordeel aanvragen. Dit oordeel is niet bindend, maar geeft richting bij een conflict en toont aan dat je als werkgever zorgvuldig handelt.
Een deskundigenoordeel kan gaan over:
- Is de werknemer geschikt voor het aangeboden werk?
- Zijn de re-integratie-inspanningen van de werkgever voldoende?
- Zijn de re-integratie-inspanningen van de werknemer voldoende?
- Is het aangeboden werk passend?
Bij tegenstrijdige oordelen tussen de bedrijfsarts en het UWV kan uiteindelijk de rechter een beslissing nemen. Een deskundigenoordeel is een relatief goedkope manier om je positie te versterken en een loonsanctie te voorkomen.
Wat Pascal-AI voor jou kan betekenen
Het toepassen van loonopschorting of loonstop vereist juridische precisie: de juiste maatregel kiezen, het hele proces zorgvuldig doorlopen, de brief correct formuleren en het dossier op orde houden. Pascal-AI helpt je hierbij. Je kunt direct sparren over de vraag of loonopschorting of loonstop de juiste maatregel is in jouw situatie. Daarnaast stelt Pascal-AI de brief voor je op, met de juiste wettelijke grondslag en formulering. Pascal-AI is jouw AI-assistent voor arbeidsrechtelijke vragen. Van het beantwoorden van juridische vragen tot het opstellen en controleren van documenten en brieven
Veelgestelde vragen
Mag je loonopschorting en loonstop tegelijk toepassen?
Nee, je past per situatie één maatregel toe. Wel kan het voorkomen dat je eerst het loon opschort (omdat de werknemer niet bij de bedrijfsarts verschijnt) en daarna overgaat op een loonstop (omdat de werknemer vervolgens passende arbeid weigert). Het zijn twee verschillende maatregelen voor twee verschillende overtredingen. Elke maatregel vereist een eigen schriftelijke aankondiging.
Hoe lang mag een loonopschorting of loonstop duren?
Zolang de grond voor de maatregel voortduurt. Bij loonopschorting stopt de maatregel zodra de werknemer alsnog voldoet aan de controlevoorschriften. Bij een loonstop stopt de maatregel zodra de werknemer zijn re-integratieverplichtingen weer nakomt. Er geldt geen wettelijk maximum, maar de maatregel moet proportioneel blijven.
Moet je altijd eerst waarschuwen voordat je loon inhoudt?
De wet schrijft niet letterlijk een waarschuwing voor, maar in de praktijk verwacht een rechter dat je de werknemer eerst de kans hebt gegeven om zijn gedrag aan te passen. Een schriftelijke waarschuwing is daarom sterk aan te raden en maakt het dossier aanzienlijk sterker. Wat wél wettelijk verplicht is: je moet de werknemer onverwijld en schriftelijk informeren zodra je de loonmaatregel daadwerkelijk toepast.
Kan een werknemer de loonopschorting of loonstop aanvechten?
Ja. De werknemer kan een loonvordering instellen bij de kantonrechter. De rechter toetst dan of je de juiste maatregel hebt gekozen, of je de werknemer tijdig en schriftelijk hebt geïnformeerd, en of je een voldoende dossier hebt opgebouwd. Daarom is het essentieel dat je elk detail goed vastlegt in je personeelsadministratie.