Het verzuimprotocol sluit altijd aan op de Wet verbetering poortwachter. Deze wet verplicht werkgevers en werknemers om samen te werken aan een zo snel mogelijke en verantwoorde terugkeer naar werk. Het protocol is dus geen vrijblijvende richtlijn, maar een praktisch hulpmiddel dat helpt om te voldoen aan wettelijke verplichtingen én de continuïteit binnen de organisatie te waarborgen.
Ziekteverzuim voorkomen begint met een goed verzuimbeleid
Een goed verzuimprotocol is vaak onderdeel van het bredere verzuimbeleid. Daarmee geef je invulling aan de verplichting uit de Arbowet om te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving.
Een effectief verzuimbeleid richt zich niet alleen op de aanpak van verzuim, maar juist op preventie. Denk aan aandacht voor werkdruk, mentale gezondheid, ergonomie en goede begeleiding door leidinggevenden. Wanneer medewerkers merken dat er écht aandacht is voor hun welzijn en ze goed worden ondersteund, daalt het verzuim vaak merkbaar.
Voorbeeld verzuimprotocol: stel jouw eigen verzuimprotocol op
Er bestaat geen standaardvorm voor een verzuimprotocol. Elke organisatie moet het protocol aanpassen aan de eigen structuur en bedrijfscultuur, zolang het voldoet aan de Wet verbetering poortwachter. We hebben een generiek verzuimprotocol opgesteld, nog te personaliseren naar jouw organisatie.
Juridische betrouwbaarheid
Een verzuimprotocol is niet vrijblijvend. In veel gevallen heeft het juridische gevolgen, bijvoorbeeld voor loondoorbetaling of re-integratie. Het protocol wordt dan gebruikt om te beoordelen of werkgever en werknemer hun verplichtingen zijn nagekomen.
Zorg daarom dat het protocol:
- Aansluit op de Wet verbetering poortwachter (artikelen 7:629 en 7:658a BW);
- Voldoet aan de privacyregels uit de AVG;
- En in lijn is met de afspraken in de cao of personeelsregelingen.
Een onvolledig of verouderd verzuimprotocol kan leiden tot sancties van het UWV. Die sancties worden opgelegd aan de werkgever als het UWV oordeelt dat de re-integratie niet goed is verlopen. Denk bijvoorbeeld aan een loonsanctie, waarbij de werkgever het loon van de werknemer langer moet doorbetalen, of vertraging in de beoordeling van het re-integratieproces.
Wil je zeker weten dat jouw verzuimprotocol juridisch klopt en voldoet aan alle actuele verplichtingen? Met Pascal-AI stel je binnen enkele seconden een verzuimprotocol op of laat je jouw eigen verzuimprotocol controleren.
Verzuimprotocol maken: 5 tips
Een goed verzuimprotocol is duidelijk, juridisch sluitend en direct toepasbaar. Met deze 5 praktische tips zorg je dat het protocol in de praktijk werkt.
1. Betrek de arbodienst
Stel het protocol op in overleg met de arbodienst. Zij weten welke stappen verplicht zijn volgens de Wet verbetering poortwachter en kunnen helpen bij het opzetten van een correcte meldings- en re-integratieprocedure. Zo voorkom je fouten die kunnen leiden tot een loonsanctie.
2. Train leidinggevenden
Leidinggevenden zijn het eerste aanspreekpunt bij verzuim. Zorg dat ze weten welke vragen ze wél en niet mogen stellen en hoe ze signalen van langdurig of onnodig verzuim herkennen. Een korte, goed gevoerde ziekmelding voorkomt misverstanden en versnelt herstel.
3. Communiceer duidelijk naar werknemers
Publiceer het protocol in het personeelshandboek en bespreek het bij indiensttreding. Zo weet iedere werknemer hoe ziekmelding, contactmomenten en re-integratie verlopen. Duidelijke communicatie voorkomt discussies en schept wederzijds vertrouwen.
4. Houd rekening met privacy
Leg alleen vast wat noodzakelijk is: het telefoonnummer, verblijfadres, verwachte duur en eventuele beperkingen. Vraag nooit naar de aard of oorzaak van de ziekte. Al het vragen naar medische informatie is in strijd met de privacyrechten van de werknemer.
5. Houd het protocol actueel
Controleer jaarlijks of het protocol nog aansluit bij de actuele wetgeving, cao en bedrijfspraktijk. Bespreek verbeterpunten met HR en de arbodienst en pas het document direct aan als de wet of organisatie wijzigt.
Voorbeeld verzuimprotocol: download gratis verzuim protocol
Stel zelf een verzuimprotocol op met Pascal-AI. Je stelt de vraag aan onze AI-assistent en deze stelt binnen 15 seconden een volledig verzuimprotocol op. Je past hem hierna aan naar jouw situatie.
Wil je direct een voorbeeld van ons ontvangen? Vul hieronder je gegevens in en ontvang direct het Voorbeeld Verzuimprotocol in jouw eigen inbox.
