In dit artikel lees je wat dossieropbouw precies inhoudt, waarom het belangrijk is, en hoe je dit proces in jouw organisatie kunt aanpakken.
Waarom is dossieropbouw belangrijk?
Een goed opgebouwd dossier is belangrijk om als werkgever aan te tonen dat je zorgvuldig hebt gehandeld. Dit is vooral belangrijk in situaties waarin je bijvoorbeeld een werknemer wilt ontslaan vanwege disfunctioneren of verwijtbaar gedrag. Zonder een gedegen dossier loop je het risico dat een rechter oordeelt dat er onvoldoende grond is voor ontslag, met alle financiële en juridische gevolgen van dien.
Daarnaast helpt dossieropbouw je om transparant te communiceren met je werknemers. Het biedt een duidelijk overzicht van gemaakte afspraken, verbeterpunten en de voortgang van eventuele trajecten. Dit voorkomt misverstanden en zorgt voor een professionele aanpak.
Risico’s van een slecht dossier
- Juridische problemen: Bij ontslagprocedures kan een rechter oordelen dat je onvoldoende bewijs hebt.
- Onnodige kosten: Zonder dossier kan een werknemer aanspraak maken op een hogere ontslagvergoeding of herstel van de arbeidsovereenkomst.
- Schade aan de arbeidsrelatie: Gebrek aan duidelijke communicatie en vastlegging kan leiden tot conflicten en een negatieve werksfeer.
Stappenplan: Hoe bouw je een goed dossier op?
Het toepassen van het instructierecht vereist zorgvuldigheid. Volg deze stappen om het proces goed te laten verlopen:
1. Start vroeg met dossieropbouw
Begin met dossieropbouw zodra er signalen zijn van disfunctioneren, verzuim of ander gedrag dat aandacht vereist. Wacht niet tot de situatie escaleert. Zorg dat je vanaf het begin alle relevante informatie vastlegt, zoals functioneringsgesprekken, waarschuwingen en verbetertrajecten.
2. Leg alles schriftelijk vast
Documenteer alle relevante gebeurtenissen en gesprekken. Denk hierbij aan:
- Functionerings- en beoordelingsgesprekken.
- Waarschuwingen (mondeling en schriftelijk).
- Afspraken over verbetertrajecten.
- Correspondentie, zoals e-mails en brieven.
Zorg dat je documenten altijd laat ondertekenen door de werknemer. Dit voorkomt discussie over de inhoud. Personeelsadministratie is hierbij een belangrijk hulpmiddel.
3. Stel een verbeterplan op
Bij disfunctioneren is een verbetertraject vaak verplicht. Dit plan moet concreet en haalbaar zijn. Neem hierin op:
- De verbeterpunten.
- De termijn waarbinnen verbetering moet plaatsvinden.
- De ondersteuning die je biedt, zoals coaching of scholing.
- De consequenties als verbetering uitblijft.
Bespreek het plan regelmatig met de werknemer en leg de voortgang vast. Meer weten over verbetertrajecten? Bekijk ons artikel over ontslag na 2 jaar ziekte.
4. Houd je aan de wettelijke eisen
Bij dossieropbouw moet je voldoen aan de regels van de AVG. Dit betekent dat je zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens en deze niet langer bewaart dan noodzakelijk. Zorg dat je een duidelijk personeelshandboek hebt waarin je beleid rondom dossieropbouw en privacy is vastgelegd.
5. Digitaliseer je dossiers
Een digitaal dossier biedt veel voordelen, zoals betere toegankelijkheid en beveiliging. Zorg er wel voor dat je voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en de AVG. Gebruik bijvoorbeeld software die automatisch bewaartermijnen bewaakt en documenten beveiligt tegen onbevoegde toegang.
6. Wees transparant naar de werknemer
Informeer de werknemer altijd over wat er in het dossier wordt opgenomen. Dit voorkomt verrassingen en zorgt voor een open communicatie. Geef de werknemer ook de mogelijkheid om zijn of haar kant van het verhaal toe te voegen.
7. Laat je dossier controleren
Een dossier moet juridisch waterdicht zijn. Laat daarom regelmatig een expert meekijken. Dit kan bijvoorbeeld via een tool zoals Pascal-AI, die je helpt bij het opstellen en controleren van documenten en brieven.
Wat Pascal-AI voor jou kan betekenen
Pascal-AI ondersteunt jouw organisatie bij het opbouwen en beheren van personeelsdossiers. Of het nu gaat om het opstellen van een verbeterplan, het controleren van juridische documenten of het beantwoorden van arbeidsrechtelijke vragen, Pascal-AI biedt praktische oplossingen. Zo zorg je ervoor dat jouw dossiers altijd voldoen aan de wet- en regelgeving.
Veelgestelde vragen
Wat moet er minimaal in een personeelsdossier staan?
In een personeelsdossier leg je gegevens vast over het functioneren, verzuim, verbetertrajecten en andere relevante zaken. Denk aan functioneringsgesprekken, waarschuwingen, verbeterplannen en correspondentie. Zorg dat je voldoet aan de AVG.
Hoe lang moet ik een personeelsdossier bewaren?
Volgens de AVG mag je gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Voor personeelsdossiers geldt meestal een bewaartermijn van twee jaar na het einde van het dienstverband, tenzij er een wettelijke verplichting is om bepaalde gegevens langer te bewaren.
Wat zijn de risico’s van een onvolledig dossier?
Een onvolledig dossier kan leiden tot juridische problemen, zoals een afgewezen ontslagaanvraag of een hogere ontslagvergoeding. Zorg daarom dat je alle relevante informatie vastlegt en regelmatig controleert.
Kan ik een dossier volledig digitaliseren?
Ja, dat kan. Zorg er wel voor dat je voldoet aan de eisen van de AVG en de Belastingdienst. Gebruik beveiligde software en leg vast hoe je de digitalisering uitvoert.
Hoe zorg ik dat mijn dossier AVG-proof is?
Zorg dat je alleen noodzakelijke gegevens vastlegt, deze goed beveiligt en niet langer bewaart dan toegestaan. Stel een duidelijk beleid op in je personeelshandboek en informeer werknemers over hoe hun gegevens worden verwerkt.