Als werkgever loop je bij langdurig ziekteverzuim een financieel risico: legt het UWV een loonsanctie op, dan betaal je tot 52 weken langer loon door, zonder dat je daar arbeid voor terugkrijgt. Het UWV beoordeelt niet of je pech had met het herstel, maar of je dossier — van de probleemanalyse tot en met de eerstejaarsevaluatie — aantoont dat je er alles aan hebt gedaan om de werknemer weer aan het werk te krijgen. Dit artikel laat zien welke documenten het UWV wil zien, wat er in de probleemanalyse en de eerstejaarsevaluatie moet staan, en hoe je een loonsanctie voorkomt of bekort.

Wat toetst het UWV bij de WIA-aanvraag?

De Wet verbetering poortwachter verplicht jou en je werknemer om gedurende de eerste twee ziektejaren samen aan re-integratie te werken: je bevordert passende arbeid en stelt samen een plan van aanpak op, dat je regelmatig evalueert en zo nodig bijstelt (art. 7:658a lid 3 BW).

Het UWV stuurt de werknemer in week 89 een brief over de WIA-aanvraag, die uiterlijk in week 93 moet zijn ingediend, onderbouwd met het volledige re-integratieverslag. Het UWV toetst eerst of het dossier compleet en actueel is, daarna of het re-integratieresultaat voldoende is. Is dat onvoldoende, dan beoordeelt het UWV of jij en je werknemer redelijke en tijdige inspanningen hebben verricht. Ontbreekt voor een tekortkoming een deugdelijke grond — bijvoorbeeld een medisch onderbouwde tijdelijke afwezigheid van mogelijkheden — dan kan het UWV de loondoorbetaling met maximaal 52 weken verlengen (art. 7:629 lid 11 BW; art. 25 lid 9 Wet WIA). Deze loonsanctie is geen boete, maar een verlenging van de periode waarin je loon doorbetaalt en tekortkomingen herstelt. Je blijft hiervoor verantwoordelijk, ook als je arbodienst of bedrijfsarts verkeerd of te laat heeft geadviseerd.

Wat moet er in de probleemanalyse staan?

De probleemanalyse is het startdocument van de bedrijfsarts of arbodienst bij dreigend langdurig verzuim. Het is geen diagnoseverslag voor jou als werkgever: je mag beschikken over functionele informatie die nodig is voor de re-integratie, maar niet over diagnoses, behandelingen of andere niet-noodzakelijke medische gegevens. Een bruikbare probleemanalyse bevat in ieder geval:

  • de mogelijkheden en beperkingen voor werk;
  • de verwachte ontwikkeling en prognose voor werkhervatting;
  • de relatie tussen belasting, belastbaarheid en het eigen werk;
  • of aanpassing van taken, uren, werktijden of werkplek mogelijk is;
  • het voorlopige re-integratiedoel en advies over interventies;
  • relevante werkgerelateerde omstandigheden;
  • een moment voor herbeoordeling, zeker zolang de belastbaarheid nog niet stabiel is.

Jij moet vervolgens aantoonbaar iets met dit advies doen. Een tijdige maar inhoudelijk lege probleemanalyse is onvoldoende voor het UWV, en je moet de analyse bijstellen zodra de medische of arbeidskundige situatie wezenlijk verandert.

De eerstejaarsevaluatie: dit moet erin staan (week 46-52)

Rond het einde van de eerste 52 verzuimweken stel je samen met de werknemer de eerstejaarsevaluatie op: een gezamenlijke, schriftelijke beoordeling van het eerste ziektejaar. Dit is iets anders dan een medisch oordeel van de bedrijfsarts en moet concreet aansluiten op de probleemanalyse, het plan van aanpak en de tussentijdse bijstellingen. De evaluatie moet ten minste duidelijk maken:

  • welke afspraken en interventies zijn uitgevoerd en welke niet;
  • hoeveel en welk werk de werknemer inmiddels verricht;
  • waarom de opbouw is gelukt, gestagneerd of afgebroken;
  • of terugkeer in het eigen, aangepast eigen of ander intern werk nog realistisch is;
  • of re-integratie bij een andere werkgever (het tweede spoor) nodig is;
  • welke actuele medische en arbeidsdeskundige adviezen aan die keuze ten grondslag liggen;
  • welke doelen, acties, verantwoordelijken en evaluatiemomenten voor het tweede jaar gelden.

Alleen “voortzetten conform plan” noteren is voor het UWV doorgaans onvoldoende. Is structurele interne hervatting niet meer aannemelijk, dan moet je kunnen uitleggen waarom een tweedespoortraject wel of niet is gestart.

Wat kost een loonsanctie? Bedragen en termijnen

Tijdens de eerste 104 weken geldt een wettelijke ondergrens van 70% van het laatstverdiende loon (art. 7:629 lid 1 BW); veel cao's kennen een hogere aanspraak, bijvoorbeeld 100% in het eerste ziektejaar. Tijdens een loonsanctie geldt in beginsel eveneens 70%, tenzij de cao of arbeidsovereenkomst uitdrukkelijk een hogere aanvulling voor het derde ziektejaar voorschrijft. Bij een maandloon L bedraagt de wettelijke maandlast tijdens de sanctie dus 0,70 × L, plus werkgeverslasten en contractueel doorlopende loonbestanddelen. Voor de loonadministratie blijft dit gewoon loon: de normale inhoudingen blijven van toepassing, en het is geen UWV-uitkering of bestuursrechtelijke boete.

Ter vergelijking: stroomt de werknemer na de sanctie alsnog de WIA in, dan is die uitkering gemaximeerd op het maximumdagloon van € 304,25 per 1 januari 2026 (circa € 6.617 bruto per maand). Die begrenzing geldt niet voor de loondoorbetaling tijdens de loonsanctie zelf: die loopt door over het volledige laatstverdiende loon.

Herstel je de tekortkomingen eerder, dan kun je het UWV vragen om bekorting van de loonsanctie (art. 25 leden 12 tot en met 15 Wet WIA). Het UWV beoordeelt dan of het herstel volledig is: alleen ontbrekende formulieren alsnog indienen is niet genoeg als ook de feitelijke re-integratie moet worden ingehaald.

Zo bouw je een dossier dat de toets doorstaat

Bewaar chronologisch: de probleemanalyse, het plan van aanpak, elke bijstelling, de periodieke evaluaties, de eerstejaarsevaluatie, adviezen van bedrijfsarts en arbeidsdeskundige, deskundigenoordelen van het UWV, gespreksverslagen, correspondentie en aantoonbare acties — inclusief waarschuwingen bij onvoldoende medewerking van de werknemer. Richting week 104 voeg je een actueel oordeel over de belastbaarheid toe, plus een eindevaluatie, vlak voordat de werknemer uiterlijk in week 93 de WIA-aanvraag indient.

Veelgemaakte fouten

De probleemanalyse is te algemeen of verouderd

De analyse blijft steken in algemeenheden of wordt nooit bijgesteld. Gevolg: het UWV concludeert dat de basis voor de re-integratie ondeugdelijk was. Voorkom dit door de probleemanalyse te laten aansluiten op concrete taken en te herzien bij elke wezenlijke wijziging.

Het plan van aanpak wordt ondertekend, maar niet uitgevoerd

De afgesproken acties blijven liggen na ondertekening. Gevolg: het plan blijkt bij de toets een formaliteit zonder aantoonbare inspanning, wat direct als tekortkoming geldt. Voorkom dit door elke actie met datum en resultaat te registreren.

De eerstejaarsevaluatie is een leeg standaardformulier

Het formulier bevat geen analyse van het resultaat en de vervolgstappen. Gevolg: het UWV mist de onderbouwing voor de koers in het tweede ziektejaar. Voorkom dit door de evaluatie expliciet te koppelen aan de probleemanalyse en het plan van aanpak.

Het tweede spoor wordt te laat of zonder onderbouwing overgeslagen

Arbeidsdeskundig onderzoek of externe re-integratie wordt zonder onderbouwing uitgesteld. Gevolg: het UWV ziet een gemiste re-integratiemogelijkheid, met een loonsanctie tot gevolg. Voorkom dit door tijdig arbeidsdeskundig advies in te winnen zodra interne hervatting onzeker wordt.

Onvoldoende medewerking van de werknemer wordt niet vastgelegd

Onvoldoende medewerking wordt niet schriftelijk vastgelegd met waarschuwingen of maatregelen. Gevolg: dat geldt voor het UWV niet als excuus en jij draagt alsnog het risico. Voorkom dit door dit altijd schriftelijk te signaleren en zo nodig te sanctioneren met loonopschorting of loonstop.

Wat Pascal-AI voor jou kan betekenen

Een sluitend verzuimdossier raakt de Wet verbetering poortwachter, de Wet WIA en je eigen loonadministratie tegelijk. Pascal-AI helpt je die onderdelen snel naast elkaar te leggen:

  • Je checkt of jouw probleemanalyse en eerstejaarsevaluatie de elementen bevatten die het UWV verwacht.
  • Je laat een concept-eerstejaarsevaluatie opstellen op basis van de stand van je dossier.
  • Je vraagt na wanneer een tweede spoor verplicht is en hoe je dat onderbouwt.
  • Je berekent wat een loonsanctie je concreet kost bij een gegeven maandloon.