Als werkgever kun je in een situatie belanden waarin je een medewerker liever even niet op de werkvloer hebt. Denk aan een lopend onderzoek naar wangedrag, een hoogopgelopen conflict of een verdenking van fraude. Een non-actiefstelling of schorsing lijkt dan de logische stap. Maar wat mag je precies, en moet je het loon doorbetalen? In dit artikel lees je het verschil tussen beide maatregelen, wanneer ze zijn toegestaan, wat de gevolgen zijn voor het loon en welke fouten je moet vermijden.
Wat is het verschil tussen non-actiefstelling en schorsing?
Non-actiefstelling en schorsing hebben hetzelfde effect: je medewerker verricht tijdelijk geen werk. Toch verschilt het karakter. Een non-actiefstelling is een ordemaatregel. Je haalt de werknemer tijdelijk uit zijn functie om de rust te bewaren of om een onderzoek mogelijk te maken, bijvoorbeeld tijdens een arbeidsconflict. Een schorsing heeft vaker een disciplinair karakter: je zet hem in als reactie op verwijtbaar gedrag. In de praktijk worden de termen door elkaar gebruikt. Belangrijk om te weten: geen van beide maatregelen staat als zodanig in de wet. De gevolgen voor het loon volgen uit artikel 7:628 BW.
Moet je het loon doorbetalen?
Ja, in vrijwel alle gevallen. Sinds 1 januari 2020 geldt de hoofdregel “geen arbeid, toch loon”. Artikel 7:628 lid 1 BW bepaalt dat je het loon moet doorbetalen als de werknemer niet werkt, tenzij dat niet-werken in redelijkheid voor zijn eigen rekening komt. De bewijslast daarvoor ligt bij jou als werkgever.
Voor schorsing en non-actiefstelling is die lijn extra duidelijk. In het arrest Van der Gulik/Vissers (Hoge Raad 21 maart 2003) is bepaald dat beide maatregelen in jouw risicosfeer liggen. Ook als het gedrag van de werknemer de aanleiding was, blijft je loondoorbetalingsplicht bestaan. Sinds de invoering van de Wet werk en zekerheid is contractueel afwijken vrijwel onmogelijk. Kortom: iemand schorsen of op non-actief stellen zonder loon is in de praktijk niet toegestaan.
Wanneer mag je een medewerker op non-actief stellen of schorsen?
Je mag de maatregel inzetten als daar een goede reden voor is en als hij proportioneel is. Denk aan situaties als:
- een lopend onderzoek naar wangedrag of fraude, waarbij de aanwezigheid van de werknemer het onderzoek kan verstoren;
- een ernstig arbeidsconflict waarbij tijdelijke afstand nodig is om te de-escaleren;
- een verdenking van ernstig verwijtbaar gedrag, in afwachting van een beslissing over vervolgstappen.
De maatregel mag nooit langer duren dan noodzakelijk. Een non-actiefstelling voor onbepaalde tijd houdt bij de rechter geen stand: de werknemer kan dan wedertewerkstelling afdwingen.
Zo pak je het stap voor stap aan
- Controleer je cao en personeelshandboek. Veel cao’s kennen een schorsingsregeling met vormvoorschriften en soms een maximale duur.
- Motiveer de maatregel schriftelijk. Leg concreet vast waarom je de werknemer op non-actief stelt of schorst en wat het doel is.
- Pas hoor en wederhoor toe. Laat de werknemer zijn kant van het verhaal geven voordat je een definitief besluit neemt.
- Houd het tijdelijk en proportioneel. Benoem een duidelijk einde of een evaluatiemoment.
- Betaal het loon door. Verwerk de periode gewoon in de salarisadministratie; loonheffing, premies en pensioenopbouw lopen door.
Wat betekent dit voor je salarisadministratie?
Voor de administratie verandert er in beginsel niets. De werknemer blijft in dienst en wordt fiscaal als actief werknemer behandeld. Loonheffing, premies en pensioenopbouw lopen door alsof er gewoon wordt gewerkt. Meld de werknemer dus niet af en houd geen loon in op basis van een non-actiefstelling. Doe je dat wel, dan kan dit worden uitgelegd als een verkapt ontslag, met grote financiële risico’s.
Veelgemaakte fouten
Het loon stopzetten als straf. Dit is de duurste fout. Zet je het loon ten onrechte stop, dan kan je werknemer het achterstallige loon opeisen, plus een wettelijke verhoging van maximaal 50% (artikel 7:625 BW) en de wettelijke rente. Bij €4.000 bruto per maand en drie maanden zonder loon loopt dat al snel op tot ruim €18.000. Betaal daarom altijd door, ook tijdens een onderzoek.
Onvoldoende motivering of geen dossier. Een maatregel zonder onderbouwing sneuvelt bij de rechter en kan zelf bijdragen aan een verstoorde arbeidsrelatie. Leg de redenen schriftelijk vast en bewaar de communicatie.
De maatregel te lang laten duren. Een non-actiefstelling voor onbepaalde tijd is niet proportioneel. Spreek een concrete termijn af en evalueer op tijd.
De cao-regeling negeren. Staat er in je cao een schorsingsregeling, dan ben je daaraan gebonden. Negeer je de vormvoorschriften, dan is de schorsing ongeldig.
Wat Pascal-AI voor jou kan betekenen
Twijfel je of je een medewerker mag schorsen of op non-actief mag stellen, en wat er dan met het loon gebeurt? Pascal-AI is jouw virtuele assistent voor arbeidsrecht en helpt je bij elke stap:
- Direct antwoord op je vragen over non-actiefstelling, schorsing en loondoorbetaling;
- Opstellen van een correcte brief waarin je de maatregel onderbouwt en vastlegt;
- Controleren of je maatregel proportioneel en juridisch houdbaar is;
- Antwoorden op basis van actuele wetgeving en de cao die voor jouw organisatie geldt.
Zo weet je zeker dat je een medewerker op de juiste manier op non-actief stelt of schorst, en voorkom je dure fouten rond de loondoorbetaling.
Veelgestelde vragen
Moet ik het loon doorbetalen tijdens een schorsing?
Ja. Op grond van artikel 7:628 lid 1 BW en het arrest Van der Gulik/Vissers ligt een schorsing of non-actiefstelling in de risicosfeer van de werkgever. Je betaalt het loon door, ook als de werknemer zelf de aanleiding was.
Hoe lang mag een non-actiefstelling duren?
Er is geen wettelijke maximumtermijn, maar de maatregel moet proportioneel en tijdelijk zijn. Duurt hij te lang zonder noodzaak, dan kan de werknemer wedertewerkstelling afdwingen. Controleer ook je cao, die soms een maximale duur kent.
Wat is het verschil tussen non-actiefstelling en schorsing?
Een non-actiefstelling is een ordemaatregel, bijvoorbeeld tijdens een onderzoek. Een schorsing heeft vaker een disciplinair karakter. In de praktijk worden de termen door elkaar gebruikt en gelden voor beide dezelfde regels rond loondoorbetaling.
Mag ik een medewerker schorsen zonder loon?
Nee, in de praktijk niet. Sinds de Wwz kun je vrijwel niet meer geldig afwijken van de loondoorbetalingsplicht. Loon inhouden bij een schorsing levert een loonvordering op, plus een wettelijke verhoging tot 50% (artikel 7:625 BW) en rente.