Een zieke werknemer die niet meewerkt aan controle of re-integratie kost je als werkgever tijd én geduld. De wet geeft je twee instrumenten om daarop te reageren: loonopschorting en loonstop. Het verschil lijkt subtiel, maar de gevolgen van een verkeerde keuze zijn dat niet. Kies je opschorting waar een loonstop nodig was, of andersom, dan loop je het risico dat je met terugwerkende kracht moet bijbetalen — vermeerderd met een wettelijke verhoging en rente. In dit artikel lees je hoe je een foute keuze herkent en herstelt, en wat dat betekent voor je loonadministratie.

Het verschil in het kort: opschorting versus stopzetting

Opschorting (artikel 7:629 lid 6 BW) betekent dat je de loonbetaling tijdelijk inhoudt omdat je niet kunt vaststellen of de werknemer recht heeft op loon — bijvoorbeeld omdat hij niet verschijnt bij de bedrijfsarts. Het loonrecht zelf blijft bestaan: zodra de werknemer de gevraagde informatie geeft en ziekte vaststaat, betaal je het volledige bedrag met terugwerkende kracht na.

Stopzetting (artikel 7:629 lid 3 BW) is zwaarder: de werknemer verliest het recht op loon over de periode waarin hij een re-integratieverplichting schond, bijvoorbeeld passende arbeid weigerde. Herstelt hij zijn gedrag, dan herleeft het loonrecht vanaf dat moment — niet met terugwerkende kracht over de eerdere periode.

In beide gevallen ben je verplicht vooraf schriftelijk te waarschuwen. Zonder een aantoonbare, tijdige waarschuwing kun je op grond van artikel 7:629 lid 7 BW geen beroep meer doen op de sanctie.

Hoe herstel je een verkeerde sanctiekeuze?

Beoordeel per periode wat er feitelijk speelde, niet welk label je eerder gebruikte:

  1. Je schortte het loon op, maar de werknemer bleek achteraf ziek en leverde alsnog de gevraagde informatie. Betaal het volledige ingehouden loon met terugwerkende kracht na — dit is de normale uitkomst van een rechtmatige opschorting.
  2. Je zette het loon stop, terwijl er feitelijk alleen een controleprobleem was. Zet de maatregel om in een opschorting en betaal na zodra de ziekte vaststaat.
  3. Je zette het loon stop zonder voldoende wettelijke grond of zonder deugdelijke waarschuwing. Trek de loonstop in en betaal het achterstallige loon over de volledige periode na.
  4. Je schortte op, terwijl er feitelijk sprake was van een re-integratieweigering. Een loonstop met terugwerkende kracht is dan niet zonder meer mogelijk als je niet tijdig hebt gewaarschuwd voor het loonverlies.

Wat kost een foute keuze je? Rekenvoorbeeld met wettelijke verhoging

Stel: je hebt het loon van een werknemer ten onrechte tien werkdagen te laat betaald na een onterechte loonstop. Naast het achterstallige loon (A) ben je op grond van artikel 7:625 BW een wettelijke verhoging verschuldigd: 5% per werkdag voor de vierde tot en met de achtste werkdag, en 1% voor elke werkdag daarna, tot een maximum van 50% van het verschuldigde bedrag.

Bij tien werkdagen vertraging: 5 dagen x 5% = 25%, plus 2 dagen x 1% = 2%, totaal 27% van het achterstallige loonbedrag. Bovenop het achterstallige loon zelf kan bij een onterechte inhouding ook wettelijke rente (artikel 6:119 BW) verschuldigd zijn. Een rechter kan de verhoging matigen, maar reken daar bij een onterechte sanctie niet vooraf op.

Zo verwerk je de nabetaling in de loonadministratie

Verwerk een nabetaling als loon in de salarisrun waarin die daadwerkelijk wordt uitbetaald; het loon wordt fiscaal genoten op het moment van uitbetaling (artikel 13a Wet op de loonbelasting 1964). Check bij de correctie:

  • de ziekte-loonpercentages uit arbeidsovereenkomst en cao;
  • vakantiegeld, vaste toeslagen en andere aan het ziekteloon gekoppelde looncomponenten;
  • pensioenpremies en werkgeversbijdragen;
  • eventuele loonbeslagen of andere inhoudingen;
  • een heldere loonstrook met specificatie van de correctieperiode.

Pas niet handmatig een lager tarief toe om een gewenst nettobedrag te bereiken — laat de loonsoftware de juiste loonheffing berekenen, ook als de nabetaling in één maand tot een relatief hoge inhouding leidt.

Veelgemaakte fouten

Opschorten terwijl het om een re-integratieweigering gaat

Je schort het loon op omdat een werknemer passende arbeid weigert, terwijl dit een loonstopkwestie is. Gevolg: je kiest de verkeerde route en loopt het risico dat een latere loonstop met terugwerkende kracht niet standhoudt. Beoordeel eerst of het gaat om een controleprobleem (opschorting) of een verwijtbare weigering (loonstop).

Geen aantoonbare schriftelijke waarschuwing

Je stuurt geen of een te vage waarschuwing voordat je de sanctie toepast. Gevolg: op grond van artikel 7:629 lid 7 BW kun je dan geen beroep meer doen op de maatregel en moet je alsnog volledig betalen. Bewaar elke waarschuwing met datum, gestelde termijn en verzendbewijs.

Zelf een medisch oordeel vellen

Je besluit zelf dat een werknemer niet ziek genoeg is om verhinderd te zijn, zonder de bedrijfsarts. Gevolg: de sanctie mist een geldige grondslag. Vraag bij twijfel een deskundigenoordeel aan bij het UWV.

Een nabetaling buiten de reguliere loonadministratie om regelen

Je maakt het gemiste bedrag rechtstreeks over, zonder loonheffing, premies en loonstrook te corrigeren. Gevolg: een onjuiste loonaangifte en een naheffing bij controle. Verwerk elke nabetaling via de normale salarisrun.

Alleen vanaf het herstelmoment betalen na een opschorting

Je betaalt pas vanaf de dag dat de werknemer weer meewerkt, terwijl ziekte over de hele opschortingsperiode alsnog is vastgesteld. Gevolg: je betaalt structureel te weinig en bouwt een loonvordering op. Betaal bij een rechtmatige opschorting altijd de volledige periode met terugwerkende kracht na.

Wat Pascal-AI voor jou kan betekenen

Het onderscheid tussen opschorten en stopzetten — en het herstellen van een verkeerde keuze — vraagt om precisie in zowel het arbeidsrecht als de loonadministratie. Pascal-AI helpt je dat direct te toetsen.

  • Je checkt in een paar minuten of opschorting of stopzetting de juiste sanctie is voor jouw situatie.
  • Je laat de wettelijke verhoging en rente doorrekenen bij een te late of onterechte betaling.
  • Je laat een concept-waarschuwingsbrief opstellen met de juiste wettelijke grondslag.
  • Je vraagt na hoe je een nabetaling correct verwerkt in de loonadministratie, inclusief loonheffingen en looncomponenten.