In dit artikel leggen we het uit en geven we praktische handvatten voor jouw organisatie.
Wat is een studiekostenbeding?
Een studiekostenbeding is een clausule in de arbeidsovereenkomst of een aparte studieovereenkomst waarin afspraken worden gemaakt over de terugbetaling van studiekosten. Het doel is om te voorkomen dat jouw organisatie investeert in scholing zonder daar langdurig profijt van te hebben. Het beding kan betrekking hebben op kosten zoals cursusgeld, studiemateriaal, reiskosten en eventueel studieverlof.
Let op: sinds de invoering van artikel 7:611a BW op 1 augustus 2022 gelden er strengere regels voor verplichte scholing. Scholing die noodzakelijk is voor de functie of voortzetting van de arbeidsovereenkomst mag niet worden doorbelast aan de werknemer. Dit betekent dat een studiekostenbeding alleen kan worden toegepast op niet-verplichte scholing.
Wanneer is een studiekostenbeding rechtsgeldig?
Een studiekostenbeding is niet wettelijk geregeld, maar de rechtspraak heeft duidelijke criteria geformuleerd. Om rechtsgeldig te zijn, moet het beding aan de volgende voorwaarden voldoen:
Duidelijke afspraken over de terugbetalingsperiode
Het beding moet een periode specificeren waarin de terugbetalingsverplichting geldt. Deze periode moet in verhouding staan tot de tijd waarin jouw organisatie baat heeft bij de opgedane kennis en vaardigheden van de werknemer.
Glijdende schaal
De terugbetalingsregeling moet een glijdende schaal bevatten. Dit betekent dat de terugbetalingsverplichting afneemt naarmate de werknemer langer in dienst blijft na het afronden van de opleiding. Bijvoorbeeld: na één jaar betaalt de werknemer 50% terug, na twee jaar 25%, en na drie jaar niets meer.
Specificatie van de kosten
De studiekosten moeten duidelijk en concreet worden gespecificeerd in het beding. Denk hierbij aan cursusgeld, studiemateriaal, examenkosten en eventuele reiskosten.
Kenbaarheid voor de werknemer
De werknemer moet voorafgaand aan de opleiding op de hoogte zijn van de consequenties van het studiekostenbeding. Dit betekent dat het beding schriftelijk moet worden vastgelegd en dat de werknemer akkoord moet gaan.
Redelijkheid en billijkheid
Het beding mag niet onredelijk zwaar drukken op de werknemer. Zo kan een rechter oordelen dat terugbetaling onredelijk is als jouw organisatie zelf het dienstverband beëindigt of als de opleiding verplicht was voor de functie.
Praktijkvoorbeeld: hoe werkt een studiekostenbeding?
Stel, jouw organisatie betaalt €5.000 voor een niet-verplichte managementopleiding voor een werknemer. In de studieovereenkomst wordt vastgelegd dat de werknemer deze kosten moet terugbetalen als hij binnen drie jaar na afronding van de opleiding vertrekt. De terugbetalingsregeling werkt met een glijdende schaal:
- Vertrek binnen 1 jaar: 100% (€5.000).
- Vertrek binnen 2 jaar: 50% (€2.500).
- Vertrek binnen 3 jaar: 25% (€1.250).
- Na 3 jaar: geen terugbetaling.
Als de werknemer na twee jaar vertrekt, moet hij €2.500 terugbetalen. Dit bedrag is vooraf duidelijk vastgelegd en voldoet aan de eisen van redelijkheid en billijkheid.
Veelgestelde vragen
Mag een studiekostenbeding worden toegepast op verplichte scholing?
Nee, scholing die noodzakelijk is voor de functie of voortzetting van de arbeidsovereenkomst valt onder artikel 7:611a BW en mag niet worden doorbelast aan de werknemer.
Wat gebeurt er als een werknemer de opleiding niet afrondt?
Als een werknemer zonder gegronde reden stopt met de opleiding, kan jouw organisatie de studiekosten terugvorderen. Dit moet wel duidelijk zijn vastgelegd in het studiekostenbeding.
Hoe lang mag de terugbetalingsperiode zijn?
De terugbetalingsperiode moet in verhouding staan tot de tijd waarin jouw organisatie baat heeft bij de opleiding. In de praktijk wordt vaak een periode van 1 tot 3 jaar gehanteerd.
Wat als de werknemer ontslag neemt tijdens de opleiding?
Als de werknemer tijdens de opleiding vertrekt, kan jouw organisatie de gemaakte kosten terugvorderen. Dit moet wel duidelijk zijn vastgelegd in de studieovereenkomst.