Je mag een ziekmelding alleen weigeren als er géén sprake is van arbeidsongeschiktheid of als je medewerker zich niet aan de meldingsregels houdt.
Hoe bepaal je of een medewerker echt ziek is?
Volgens artikel 7:629 BW is een medewerker ziek als hij door lichamelijke of psychische klachten de afgesproken werkzaamheden niet kan uitvoeren. Er moet dus sprake zijn van arbeidsongeschiktheid. Twijfel je daaraan? Dan bepaalt niet jij dat, maar de bedrijfsarts. Totdat die beoordeling er is, moet je de ziekmelding accepteren, behalve als duidelijk is dat de medewerker niet zelf ziek is of de meldingsregels heeft overtreden.
Een medewerker heeft bij ziekte recht op minimaal 70% van het loon gedurende 104 weken. In veel cao’s geldt dat je in het eerste ziektejaar 100% moet doorbetalen. Alleen als duidelijk is dat de ziekte is veroorzaakt door opzet, grove schuld of het weigeren van re-integratie, kun je het loon (gedeeltelijk) stopzetten. Dit mag alleen wanneer je dat zorgvuldig kunt onderbouwen en de werknemer daarvan direct op de hoogte stelt.
Twijfel aan de ziekmelding
Twijfel over reden van verzuim
Situatie
Een medewerker meldt zich ziek omdat een kind ziek is of er geen opvang is. De medewerker zelf is niet ziek of arbeidsongeschikt.
Wat kun je doen
In dit geval kun je de ziekmelding weigeren. Bespreek samen welke verlofvorm wél passend is, bijvoorbeeld calamiteitenverlof of kort verzuimverlof. Leg de gemaakte afspraken direct vast in het verzuimdossier.
Twijfel over de wijze van ziekmelding
Situatie
Sommige medewerkers houden zich niet aan het verzuimreglement, bijvoorbeeld door zich per e-mail ziek te melden in plaats van telefonisch of niet op tijd contact op te nemen.
Wat kun je doen
Je mag in dit geval het loon tijdelijk opschorten tot de ziekmelding volgens de juiste procedure is gedaan. Dit mag alleen als de regels hierover duidelijk zijn vastgelegd in het verzuimreglement of de arbeidsovereenkomst. Controleer dus altijd eerst of het beleid goed is gecommuniceerd en up-to-date is.
Twijfel over de aard of ernst van de ziekte
Situatie
Een medewerker is ziek, maar kan mogelijk (gedeeltelijk) blijven werken. Denk aan een verstuikte enkel bij een administratieve functie of lichte hoofdpijn bij thuiswerk.
Wat kun je doen
Bespreek samen of aangepast werk mogelijk is, bijvoorbeeld kortere werktijden of lichtere taken. Accepteert de medewerker dat niet? Schakel dan direct de bedrijfsarts in om te beoordelen of de medewerker geschikt is voor eigen of aangepast werk. Leg gemaakte afspraken altijd vast in het verzuimdossier.
Wat mag je wel doen bij twijfel?
Je mag geen medische informatie vragen, maar wél vragen stellen die nodig zijn om het werk goed te organiseren of de re-integratie te plannen.
- Vraag naar de verwachte duur van het verzuim
- Bespreek mogelijkheden voor aangepast werk
- Leg vast welke afspraken jullie hebben gemaakt
- Schakel direct de bedrijfsarts in zodra twijfel ontstaat
Veelgemaakte fouten van werkgevers
- Zelf beoordelen of iemand ziek is zonder een bedrijfsarts in te schakelen
- Geen duidelijk verzuimreglement hebben of dit niet naleven
- Loon stopzetten zonder juridische grond
- Een ziekmelding weigeren bij een conflict
- Afspraken of gesprekken niet vastleggen
- Verkeerd inschatten wat onder arbeidsongeschiktheid valt
Ziekmelding beoordelen met Pascal-AI
Omdat verzuim vaak een complexe juridische kwestie is, twijfelen veel HR-professionals over de juiste aanpak. Wanneer mag je het loon stopzetten, en wanneer juist niet? Wat als een medewerker weigert mee te werken aan re-integratie, of de ziekmelding niet volgens de regels doet?
Met Pascal-AI krijg je direct duidelijkheid. Je voert eenvoudig je casus in en ziet meteen welke wet- en regelgeving van toepassing is en welke vervolgstappen verstandig zijn. Daarnaast kun je direct juridische documenten laten opstellen, zoals een brief bij loonstopzetting of een plan van aanpak voor re-integratie. Zo handel je snel, zorgvuldig en volledig binnen de wet.
